Sistema de etiquetas
ENICO incluye un sistema de etiquetas centralizado que permite definir y gestionar etiquetas para organizar y categorizar las distintas entidades y registros en la aplicación. Este sistema se encuentra en la sección Ajustes > Etiquetas y permite crear etiquetas específicas para tickets, documentos, o etiquetas que se puedan aplicar a todos los elementos de la aplicación.
Creación y configuración de etiquetas
Cada etiqueta creada en el sistema puede personalizarse mediante los siguientes atributos:
•Nombre: Un título descriptivo que identifica claramente la etiqueta.
•Color: Un color asignado que facilita la identificación visual de la etiqueta en la aplicación, haciendo que las categorías o estados sean fácilmente reconocibles.
•Visibilidad (privada o pública): Las etiquetas pueden configurarse como privadas o públicas, lo cual afecta quiénes podrán verlas:
•Etiquetas privadas: Son visibles solo para los usuarios internos de la aplicación. Estas etiquetas no serán accesibles ni visibles para usuarios externos con rol de cliente.
•Etiquetas públicas: Son visibles tanto para los usuarios internos de la aplicación como para los usuarios externos que tienen el rol de cliente. Esto es útil para etiquetas que se desea que el cliente también pueda ver, como estados o categorías relevantes para ellos.
Uso de etiquetas en la aplicación
El sistema de etiquetas se utiliza en distintas entidades de la aplicación, como tickets y documentos, permitiendo una organización eficiente y una mejor categorización de los registros. La asignación de etiquetas facilita el filtrado y la búsqueda, haciendo que los registros puedan localizarse de manera rápida y precisa según el contexto o categoría a la que pertenecen.
Ejemplo de uso de etiquetas en un sistema de gestión
Imaginemos un sistema de gestión en una empresa de soporte técnico y proyectos de desarrollo:
1. Tickets de soporte: En el módulo de tickets, podríamos utilizar etiquetas para clasificar los tickets según su estado o tipo de incidencia. Algunas etiquetas útiles podrían ser:
•Prioridad alta (rojo) o Baja prioridad (verde) para indicar la urgencia de la solicitud.
•Pendiente de revisión, En progreso, Resuelto para el estado del ticket.
•Error de software, Consulta técnica, Solicitud de mejora para el tipo de solicitud.
Estas etiquetas permiten que los técnicos de soporte puedan filtrar rápidamente por prioridad y estado, además de identificar los tipos de problemas que se presentan con más frecuencia.
2. Documentos de proyecto: En un módulo de documentos, podríamos asignar etiquetas que reflejen la etapa del proyecto o el área de trabajo. Ejemplos de etiquetas serían:
•Etapa inicial, En desarrollo, Completado para reflejar el progreso del proyecto.
•Requerimientos, Planificación, Ejecución para clasificar los documentos según el tipo de información que contienen.
3. Etiquetas específicas de cliente: Si la empresa tiene clientes con acceso a la plataforma, las etiquetas públicas permiten que ciertos datos sean comprensibles y accesibles para ellos. Por ejemplo, una etiqueta Urgente en un ticket de soporte visible para el cliente le indica que su solicitud está siendo tratada con prioridad. Sin embargo, etiquetas internas como Revisión administrativa podrían mantenerse privadas para uso interno.
4. Etiquetas para control de estados de documentos de presupuestos, pedidos, albaranes, proformas, etc. Desde el listado de documentos se ven las etiquetas y desde el documento se ven, añaden y quitan según proceda.
También permite filtrar los documentos por etiquetas.
5. Etiquetas de proyectos internos: En proyectos internos, donde los clientes no tienen acceso, se pueden utilizar etiquetas privadas para indicar datos confidenciales o para clasificar tareas sin necesidad de que los clientes tengan visibilidad sobre el trabajo interno. Por ejemplo, etiquetas como Presupuesto pendiente o Necesita revisión legal pueden ayudar a organizar procesos internos sin mostrar información sensible al cliente.
En resumen, el sistema de etiquetas en ENICO permite una gestión avanzada y personalizada de la información en la plataforma. La combinación de nombres, colores y visibilidad de las etiquetas proporciona una herramienta versátil para categorizar, filtrar y localizar registros, facilitando la organización de flujos de trabajo y la comunicación efectiva tanto interna como externamente.