Distribución automática de archivos
La interfaz “Distribución de archivos” permite gestionar los procesos de distribución automática de documentos a los empleados. Desde esta sección se pueden crear nuevas distribuciones, consultar las existentes y revisar su estado de ejecución.
Cada registro corresponde a un proceso de distribución de archivos, donde el sistema ha identificado a los destinatarios mediante el DNI incluido en el nombre de los archivos y ha entregado los documentos en el buzón personal de cada empleado.
1. Acceso a la herramienta de distribución automática de archivos
Para utilizar la herramienta de distribución de archivos en ENICO, primero es necesario asegurarse de que se cuenta con el permiso adecuado para acceder a esta funcionalidad. Una vez verificado el acceso, ir al menú lateral izquierdo y seguir estos pasos:
1.Seleccionar Otros en el menú.
2. Elegir la opción Distribución de archivos.
Al acceder, se muestra una pantalla de índice de distribuciones previas, junto con un botón destacado de Nueva distribución de archivos. Este botón es el punto de partida para iniciar un nuevo proceso de distribución masiva de documentos a empleados.
2. Proceso de creación de una nueva distribución
Los archivos se distribuyen entre los usuarios empleando para ello el DNI. El sistema intentará localizar un DNI en el nombre del archivo importado y en base a este entregará el fichero en el buzón de archivos del usuario correspondiente.
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Elemento de la interfaz |
Funcionalidad |
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| Nueva distribución de archivos |
Permite crear un nuevo proceso de distribución automática de archivos para los empleados. |
| Listado de distribuciones |
Tabla que muestra las distribuciones de archivos registradas en el sistema. |
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ID: Identificador único del proceso de distribución. Nombre: Nombre asignado a la distribución de archivos. Fecha de creación: Indica la fecha y hora en que se creó la distribución. Archivos: Muestra el número de archivos incluidos en la distribución. Estado: Indica el estado del proceso de distribución (por ejemplo, ejecutada). |
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| Menú de acciones |
Permite acceder a opciones adicionales relacionadas con la distribución seleccionada.
Al hacer clic en estas acciones:
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| Filtro |
Permite aplicar filtros para localizar distribuciones específicas. |
| Contador de resultados |
Muestra el número de registros visualizados en la tabla. |
| Botón inicio |
Permite regresar a la página principal del portal. |
2.1 Iniciar nueva distribución:
Hacer clic en el botón "Nueva distribución" de archivos. Esto abrirá una herramienta para seleccionar los archivos que se desean distribuir.
Se pueden cargar todos los archivos necesarios, siempre asegurándose de que el DNI de cada usuario esté en el nombre del archivo para una correcta asociación.
La interfaz “Cargar archivos” permite importar los archivos que serán distribuidos automáticamente a los empleados mediante el sistema de distribución de archivos del Portal del Empleado.
En esta sección se seleccionan los documentos que se desean cargar en el sistema. Una vez añadidos, los archivos pueden subirse individualmente o de forma conjunta, iniciando posteriormente el proceso de distribución automática.
| Elemento |
Funcionalidad |
|---|---|
| Agregar archivos… |
Permite seleccionar los archivos que se desean cargar desde el equipo local. |
| Iniciar subida |
Inicia la carga de todos los archivos añadidos a la lista. |
| Listado de archivos |
Muestra los archivos seleccionados para su carga antes de iniciar la subida. |
| Vista previa del archivo |
Muestra una miniatura o representación visual del archivo seleccionado. |
| Nombre del archivo |
Indica el nombre del archivo que será cargado en el sistema.
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| Tamaño del archivo |
Muestra el tamaño del archivo seleccionado.
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| Iniciar (archivo) |
Permite iniciar la subida de ese archivo de forma individual.
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| Cancelar |
Permite cancelar la subida del archivo seleccionado.
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Configuración de la distribución de archivos
Después de seleccionar los archivos para distribuir, se muestra un paso intermedio de configuración antes de la revisión final. En esta pantalla, podrás ver dos campos importantes:
1. Nombre de la importación: Este campo permite asignar un nombre general a la distribución de archivos. Este nombre sirve para identificar el conjunto de archivos distribuidos en el sistema, por ejemplo, “Nóminas diciembre”.
2. Patrón para el nuevo nombre de archivo: En este campo puedes definir el formato con el que se renombrarán los archivos antes de ser distribuidos a cada usuario. Para personalizar el nombre, puedes emplear variables que se ajustarán automáticamente según el usuario. Las variables disponibles son:
•{{nif}}: Se reemplaza por el DNI del usuario.
•{{date}}: Inserta la fecha actual.
•{{name}}: Nombre original del archivo sin la extensión.
Ejemplo: Usando un patrón como nomina-{{name}}-{{nif}}, el sistema generará nombres personalizados para cada archivo, facilitando su identificación en el buzón del usuario.
Una vez completada la configuración, pulsa en Next para continuar al siguiente paso, donde revisarás la correspondencia entre los archivos y los usuarios antes de proceder con la distribución.
3. Pantalla de revisión: Una vez seleccionados los archivos, se accede a una pantalla de revisión. En esta pantalla se muestra una vista previa de la relación entre los archivos y los usuarios de ENICO. Si el sistema encuentra un archivo cuyo nombre contiene el DNI de un usuario registrado, automáticamente asigna ese archivo a dicho usuario en la vista previa. Esto permite verificar que los archivos están correctamente emparejados antes de ejecutar la distribución.
4. Ejecutar distribución: Después de confirmar que la asociación de archivos con usuarios es correcta, se pulsa el botón "Ejecutar distribución". Este paso completa el proceso, enviando automáticamente los archivos al buzón de cada usuario correspondiente en la aplicación, donde podrán acceder a sus documentos de manera individual y segura.
Vista de usuario
Un usuario que no tiene más que el permiso de su buzón de archivos verá esto al acceder:
Y al pulsar en "Mis archivos" aparecerán los ficheros que le hayan sido enviados a través de este sistema.
Esta herramienta simplifica enormemente la gestión y distribución de archivos internos, asegurando que cada empleado reciba los documentos pertinentes de forma rápida y precisa.