4.2 Distribución automática de archivos - Portal del empleado

La interfaz “Distribución de archivos” permite gestionar los procesos de distribución automática de documentos a los empleados. Desde esta sección se pueden crear nuevas distribuciones, consultar las existentes y revisar su estado de ejecución.

Cada registro corresponde a un proceso de distribución de archivos, donde el sistema ha identificado a los destinatarios mediante el DNI incluido en el nombre de los archivos y ha entregado los documentos en el buzón personal de cada empleado.

Esta herramienta simplifica enormemente la gestión y distribución de archivos internos, asegurando que cada empleado reciba los documentos pertinentes de forma rápida y precisa.

1. Acceso a la herramienta de distribución automática de archivos

Para utilizar la herramienta de distribución de archivos en ENICO, primero es necesario asegurarse de que se cuenta con el permiso adecuado para acceder a esta funcionalidad. Una vez verificado el acceso, ir al menú lateral izquierdo y seguir estos pasos:

1.Seleccionar Otros en el menú.

2. Elegir la opción Distribución de archivos.

Al acceder, se muestra una pantalla de índice de distribuciones previas, junto con un botón destacado de "Nueva distribución de archivos". Este botón es el punto de partida para iniciar un nuevo proceso de distribución masiva de documentos a usuarios empleados.

2. Proceso de creación de una nueva distribución

Los archivos se distribuyen entre los usuarios empleando para ello el DNI. El sistema intentará localizar un DNI en el nombre del archivo importado y en base a este entregará el fichero en el buzón de archivos del usuario correspondiente.

Elemento de la interfaz	Funcionalidad
Nueva distribución de archivos	Permite crear un nuevo proceso de distribución automática de archivos para los empleados.
Listado de distribuciones	Tabla que muestra las distribuciones de archivos registradas en el sistema. ID: Identificador único del proceso de distribución. Nombre: Nombre asignado a la distribución de archivos. Fecha de creación: Indica la fecha y hora en que se creó la distribución. Archivos: Muestra el número de archivos incluidos en la distribución. Estado: Indica el estado del proceso de distribución (por ejemplo, ejecutada).
Menú de acciones	Permite acceder a opciones adicionales relacionadas con la distribución seleccionada. Al hacer clic en estas acciones: Ver Lleva a otra página. Para volver a la anterior hacer clic en el navegador página atrás. Revertir Editar
Filtro	Permite aplicar filtros para localizar distribuciones específicas.
Contador de resultados	Muestra el número de registros visualizados en la tabla.
Botón inicio	Permite regresar a la página principal del portal.

2.1 Iniciar nueva distribución:
Hacer clic en el botón "Nueva distribución" de archivos. Esto abrirá una herramienta para seleccionar los archivos que se desean distribuir.

Se pueden cargar todos los archivos necesarios, siempre asegurándose de que el DNI de cada usuario esté en el nombre del archivo para una correcta asociación.

La interfaz “Cargar archivos” permite importar los archivos que serán distribuidos automáticamente a los empleados mediante el sistema de distribución de archivos del Portal del Empleado.

En esta sección se seleccionan los documentos que se desean cargar en el sistema. Una vez añadidos, los archivos pueden subirse individualmente o de forma conjunta, iniciando posteriormente el proceso de distribución automática.

2.2 Subir archivo o archivos

Elemento	Funcionalidad
Agregar archivos…	Permite seleccionar los archivos que se desean cargar desde el equipo local.
Iniciar subida	Inicia la carga de todos los archivos añadidos a la lista.
Listado de archivos	Muestra los archivos seleccionados para su carga antes de iniciar la subida. En cada archivo se presentan dos botones de acciones: Iniciar Cancelar
Vista previa del archivo	Muestra una miniatura o representación visual del archivo seleccionado.
Nombre del archivo	Indica el nombre del archivo que será cargado en el sistema.
Tamaño del archivo	Muestra el tamaño del archivo seleccionado.
Iniciar (archivo)	Permite iniciar la subida de ese archivo de forma individual.
Cancelar	Permite cancelar la subida del archivo seleccionado.

2.3 Ejemplo de carga de archivo o archivos iniciada.
Cuando termine de subir el o los archivos hacer clic en continuar.