Distribución de archivos

Acceso a la herramienta de distribución de archivos

Para utilizar la herramienta de distribución de archivos en ENICO, primero es necesario asegurarse de que se cuenta con el permiso adecuado para acceder a esta funcionalidad. Una vez verificado el acceso, dirígete al menú lateral izquierdo y sigue estos pasos:

1.Selecciona Otros en el menú.

2. Elige la opción Distribución de archivos.

Al acceder, se muestra una pantalla de índice de distribuciones previas, junto con un botón destacado de Nueva distribución de archivos. Este botón es el punto de partida para iniciar un nuevo proceso de distribución masiva de documentos a empleados.

Proceso de creación de una nueva distribución

1. Iniciar nueva distribución: Haz clic en el botón Nueva distribución de archivos. Esto abrirá una herramienta para seleccionar los archivos que se desean distribuir. Puedes cargar todos los archivos necesarios, siempre asegurándote de que el DNI de cada usuario esté en el nombre del archivo para una correcta asociación.

Configuración de la distribución de archivos

Después de seleccionar los archivos para distribuir, se muestra un paso intermedio de configuración antes de la revisión final. En esta pantalla, podrás ver dos campos importantes:

1. Nombre de la importación: Este campo permite asignar un nombre general a la distribución de archivos. Este nombre sirve para identificar el conjunto de archivos distribuidos en el sistema, por ejemplo, “Nóminas diciembre”.

2. Patrón para el nuevo nombre de archivo: En este campo puedes definir el formato con el que se renombrarán los archivos antes de ser distribuidos a cada usuario. Para personalizar el nombre, puedes emplear variables que se ajustarán automáticamente según el usuario. Las variables disponibles son:

•{{nif}}: Se reemplaza por el DNI del usuario.

•{{date}}: Inserta la fecha actual.

•{{name}}: Nombre original del archivo sin la extensión.

Ejemplo: Usando un patrón como nomina-{{name}}-{{nif}}, el sistema generará nombres personalizados para cada archivo, facilitando su identificación en el buzón del usuario.

Una vez completada la configuración, pulsa en Next para continuar al siguiente paso, donde revisarás la correspondencia entre los archivos y los usuarios antes de proceder con la distribución.

3. Pantalla de revisión: Una vez seleccionados los archivos, se accede a una pantalla de revisión. En esta pantalla se muestra una vista previa de la relación entre los archivos y los usuarios de ENICO. Si el sistema encuentra un archivo cuyo nombre contiene el DNI de un usuario registrado, automáticamente asigna ese archivo a dicho usuario en la vista previa. Esto permite verificar que los archivos están correctamente emparejados antes de ejecutar la distribución.

4. Ejecutar distribución: Después de confirmar que la asociación de archivos con usuarios es correcta, se pulsa el botón "Ejecutar distribución". Este paso completa el proceso, enviando automáticamente los archivos al buzón de cada usuario correspondiente en la aplicación, donde podrán acceder a sus documentos de manera individual y segura.

Vista de usuario

Un usuario que no tiene más que el permiso de su buzón de archivos verá esto al acceder:

Y al pulsar en "Mis archivos" aparecerán los ficheros que le hayan sido enviados a través de este sistema. 

Esta herramienta simplifica enormemente la gestión y distribución de archivos internos, asegurando que cada empleado reciba los documentos pertinentes de forma rápida y precisa.