Introducción módulo facturación
El módulo de facturación en ENICO ofrece un soporte extenso para gestionar diversos tipos de documentos de venta, lo que permite adaptarse a las distintas necesidades de facturación de una empresa.
Entre los tipos de documentos que ENICO soporta se incluyen: presupuestos, facturas, borradores, abonos y proyectos, entre otros, todos ellos representados de manera uniforme a nivel interno. Esto significa que, a efectos de funcionamiento, todos los documentos de venta son tratados de la misma manera en el sistema, aunque difieren en su función y algunos detalles específicos. Por ejemplo, las facturas cuentan con un sistema regulador que asegura la numeración consecutiva de los identificadores, garantizando así un control adecuado y cumpliendo con las normativas de facturación.
Esta estructura homogénea permite trabajar con documentos de forma intuitiva y flexible. Se pueden generar borradores para llevar un seguimiento de proyectos o realizar pruebas en presupuestos, y estos mismos presupuestos pueden convertirse posteriormente en otros tipos de documentos, incluso pedidos a proveedores, todo de manera sencilla y eficiente .
Además de los documentos de venta estándar, ENICO incluye un tipo de documento llamado “proyectos”, que tiene una presentación visual ligeramente distinta, aunque, a nivel interno, sigue funcionando como cualquier otro documento de venta.
Cada documento de venta en ENICO es una entidad que reúne la información esencial para la gestión comercial, incluyendo los datos de la empresa y del cliente o proveedor correspondiente, los conceptos de facturación, archivos adjuntos y registros de envío por correo electrónico.
Los documentos también cuentan con opciones avanzadas de exportación, permitiendo su conversión a formatos PDF y PDF sin totalizar, y en el caso de las facturas, incluso a formatos de factura electrónica.
Gracias a este enfoque unificado y simplificado, el módulo de facturación en ENICO se convierte en una herramienta cómoda y versátil para llevar un control preciso y detallado de las operaciones de venta y facturación, permitiendo así a las empresas optimizar su gestión documental con facilidad.
El duplicado de documentos permite crear un documento nuevo a partir de uno ya creado con el fin de no tener que añadir de nuevo los mismos conceptos. En la copia se puede modificar la empresa destinataria del presupuesto, marca, y cualquier otro dato. Los cambios en la copia no afectarán al original. La copia se crea con el mismo nombre asignado al original, con la palabra (copia) añadida. La referencia siempre será única por lo que la copia tendrá nueva referencia .
La trazabilidad permite ver rápidamente desde el documento, el origen de cada uno. Así por ejemplo; si hemos creado un presupuesto y posteriormente hemos creado el pedido, en el pedido se ve la trazabilidad mediante las referencias del o de los documentos desde los cuales se ha llegado a crear.
También se puede acceder a la trazabilidad con información ampliada desde el botón del documento visto en la lista de documentos.
Envío de documentos
ENICO dispone e un sistema de visualización y envío en PDF cada documento. Se accede desde el documento opción del menú "Enviar".
Cada documento tiene un editor de texto para redactar el mensaje del correo y un selector de la o las cuentas registradas en la ficha del cliente. Se puede enviar a uno o múltiples destinatarios a la vez teniendo que marcar solo los correos de estos. El envío es en correos individuales para cada contacto.
Un ejemplo de sus posibilidades de uso permitirá enviar el pedido sin totalizar al departamento de producción. Tan solo hay que añadir la cuenta de correo de este departamento a la ficha de cliente.
Los correos enviados quedan registrados en modo histórico en la sección de "Envío" del documento para consulta.
El etiquetado de los documentos permite visualizar su estado de forma rápida tanto en el listado como dentro del documento. Se pueden crear tantas etiquetas como el administrador considere necesarias.
Así por ejemplo: Un presupuesto que se ha enviado al cliente se puede etiquetar como "Documento enviado" y como "Pendiente de respuesta del cliente".